Microsoft 365
Die beste Software-Lösung, die fast niemand versteht
Zahlreiche Aussagen, die man als Berater zum Thema Microsoft 365 im Alltag zu hören bekommt, könnten eigentlich direkt vom Satiremagazin Postillion stammen.
Damit stellen wir fest: M365 das am meisten missverstandene Produkt, das wir aktuell kennen.
Gleichzeitig gibt es nichts Vergleichbares, mit dem eine derartige Effizienzsteigerung erreichet werden kann.
Kurz zusammengefasst:
M365 ist eine Outsourcing-Lösung für IT-Dienste für Unternehmen
M365 enthält (auf Wunsch) auch das klassische Desktop-Office-Paket
M365 ist immer aktuell - kein Patchen, keine Updates die das Servicepersonal tagelang beschäftigen
Die enthaltenen Leistungen sind extrem großzügig dimensioniert
und damit für die allermeisten User “Flatrates”Das gesamte System passt nahtlos in die bei den Usern bekannte Bedienlogik und erfordert somit wenig Schulungsaufwand
Vielfältige Zugangsmöglichkeiten zu den gleichen Basisfunktionen erlauben es, jedem User gerecht zu werden
alle Dienste sind online verfügbar
“Eh-da”-Kostenstelle oder hat ihr Administrator Besseres zu tun?
Damit eine IT-Umgebung effizient gepflegt werden kann, bedarf es einer gewissen Dimension: Das erforderliche Knowhow zum Pflegen eines Systems mit 10-30 Usern weicht nicht deutlich von dem eines mit 200 Usern ab.
Der wesentliche Unterschied liegt jedoch in der Frage, ob es sich lohnt dieses Knowhow für 10-30 User vorzuhalten - vorzugsweise redundant, denn der Administrator hat ja auch mal Urlaub.
Apropos Administrator:
In der Praxis wird leider meist derjenige zum Administrator, der nicht schnell genug das Weite suchen konnte, als gefragt wurde, wer schon einmal einen Computer gesehen hat. Ab diesem Moment kämpft er sich, mehr oder weniger erfolgreich, durch die Untiefen der IT - in den meisten Fällen parallel zu seiner eigenen Aufgabe im Unternehmen. Das ist weder nachhaltig, noch sicher und ein Dienstleister oft (zu) kostenintensiv.
Mit Microsoft 365 ist dieser jedoch nicht von Nöten. Das Dauerthema eMail ist ein wunderbares Beispiel:
In praktisch jeder kleinen bis mittleren Umgebung lassen sich innerhalb von Minuten Unzulänglichkeiten bis hin zu mittleren Katastrophen finden - unabhängig davon, wer sich technisch darum kümmert. Nüchtern betrachtet wird schnell offensichtlich, dass ein hochqualifizierter Microsoft-Rechenzentrumsspezialist den Mailserver mit gravierend niedrigeren Pro-User-Kosten auf topaktuellem, maximal sicherem Stand hält - und das um Längen besser - als jeder interne Admin oder auch Techniker des freundlichen Dienstleisters um die Ecke.
Dienste wie Sharepoint und Teams würde ohnehin niemand bei gesundem Menschenverstand in einem Unternehmen mit weniger als 1000 Usern in der eigenen Umgebung umsetzen wollen.
Microsoft 365 ist kein Office-Mietmodell! Microsoft 365 ist Outsourcing: Und zwar im besten Sinne. Fokussieren Sie sich auf die Dinge, die Sie richtig gut können - Ihr Kerngeschäft. Überlassen Sie beruhigt das Streicheln der Server für Ihre Dienste denjenigen, die sie erfunden haben. Die können das am Besten - und am Günstigsten. Versprochen!
Das brauche ich alles gar nicht?!
Microsoft 365 erschlägt auf den ersten Blick mit Funktionen. Das ist nicht neu und wir kennen das alle: Excel hat hunderte von Funktionen und 95% der User kommen nicht über eine einfache Summierung hinaus. Trotz allem können diese Anwender in den allermeisten Fällen ansich nicht auf Excel verzichten.
Microsoft 365 kommt mit einem Exchange-Konto, Outlook-/ Word-/ Excel-/ Powerpoint-Online, OneNote, Forms, Sharepoint, OneDrive, Planner, Tasks, Teams, Power Automate und vielem mehr. Je nach Lizenz zusätzlich noch die Desktop-Versionen von Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Access und Publisher. Das braucht kein Mensch (oder wenn, dann nur in absoluten Ausnahmefällen).
Der wesentliche Punkt ist jedoch der Preis: Betrachtet man eine Vollkalkulation für nur einen eigenen, gut gepflegten (und damit halbwegs sicheren) Mail-Server stellt man fest, dass M365 insgesamt nicht wirklich mehr kostet.
Eine vernünftige Unterstützung bei der Einführung vorausgesetzt, erreichen die Mitarbeiter mit dem kompletten Funktionsset von Microsoft 365 eine derartige Effizienzsteigerung, dass innerhalb kürzester Zeit niemand mehr das System missen möchte.
Nebenbei werden Dinge wie Homeoffice oder mobiles Arbeiten ohne weiteren Aufwand mit ermöglicht - in klassischen Umgebungen oft undenkbar.
Das kann ich (oder mein Admin) selbst viel besser!
Die lustige Datenschutzdebatte mal komplett außer Acht gelassen: die Bundesregierung zieht ernsthaft in Erwägung, sich von Microsoft bei der Einrichtung der Regierungscloud beraten und unterstützen zu lassen. Wie kommt das?
Selbst hinter den verkrusteten Strukturen der deutschen Regierung hat man verstanden, dass eine praxisgerechte und sichere Umgebung vor allem eines braucht: Erfahrung - und keine Bürokraten, die ein Veto nach dem anderen in den Äther posaunen, ohne irgendeinen praktikablen Alternativvorschlag zu haben.
Microsoft 365 Cloud-Umgebungen liegen auf deutschen Servern (alle neuen Tenants seit geraumer Zeit schon - die alten liegen in der EU und können auf Wunsch umgezogen werden).
Wer glaubt, dass sein eigener Server hinter einer FritzBox oder vielleicht sogar einer halbwegs gepflegten Firewall auch nur ansatzweise an das Sicherheitsniveau einer M365-Umgebung herankommt, dem muss man leider konstatieren:
Auf gar keinen Fall! Besteht eine Internet-Verbindung, ist das System angreifbar. Und beim lokalen Server steht kein KI-gestütztes millionenfach bewährtes Sicherheitssystem zwischen den Angreifern und den Daten - sondern allein nur die hoffentlich ansatzweise adäquate eigene Bastelei.
Nutzen Sie Ihre Zeit (oder die Ihres Admins) für das, was wirklich Nutzen bringt: helfen Sie den Anwendern ihr Leistungspotential “auf die Straße zu bringen". Das ist deutlich ergebniswirksamer als das Patchen von Servern.