Versteckte Informationen im SharePoint endlich finden
Viele Unternehmen nutzen SharePoint als zentrale Plattform für Dokumente, Zusammenarbeit und Wissensmanagement. Trotzdem bleiben wichtige Informationen oft verborgen. Der Grund: Ein großer Teil der Dokumente liegt als gescannte PDF-Datei vor.
Für den Menschen sind diese Dokumente problemlos lesbar. Für SharePoint, die Microsoft-Suche oder KI-gestützte Lösungen wie Copilot hingegen häufig nicht. Sie sehen lediglich ein Bild, aber keinen auswertbaren Text. Die Folge: Informationen sind vorhanden, werden jedoch weder gefunden noch in Suchergebnissen berücksichtigt.
Wenn die Suche ins Leere läuft
Das Problem begegnet vielen Unternehmen im Alltag. Rechnungen, Verträge, Protokolle oder technische Unterlagen wurden über Jahre hinweg eingescannt und archiviert. Wer heute nach einer bestimmten Rechnungsnummer, einem Kundennamen oder einer Vertragsklausel sucht, muss die Dokumente häufig manuell öffnen und durchsuchen.
Je größer die Dokumentenbestände werden, desto stärker wirkt sich dieser Zeitverlust aus. Gleichzeitig bleibt ein erheblicher Teil des vorhandenen Wissens für die SharePoint-Suche unsichtbar
Die Lösung: OCR für durchsuchbare PDFs
Hier kommt OCR ins Spiel. Die Abkürzung steht für „Optical Character Recognition“ und beschreibt die automatische Erkennung von Text in gescannten Dokumenten. Ein spezieller Dienst nutzt diese Technologie, um PDF-Dateien in SharePoint automatisch auszulesen und die darin enthaltenen Informationen nachträglich durchsuchbar zu machen.
Aus einem eingescannten Dokument wird dadurch kein bloßes Bild mehr, sondern eine Datei mit auswertbarem Text. Die Inhalte können anschließend von der SharePoint-Suche berücksichtigt und deutlich schneller gefunden werden.
Wichtig: Die Original-Datei wird dadurch nicht verändert. Es entsteht eine neue Version der gleichen PDF. Über den Versionsverlauf in SharePoint kann die Originaldatei bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Warum sich das lohnt
Der Mehrwert reicht weit über eine bessere Suche hinaus.
Informationen werden schneller gefunden.
Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Recherche.
Vorhandene Dokumentenbestände gewinnen an Nutzen.
Wissen bleibt nicht länger in Archiven verborgen.
Die Qualität von Suchergebnissen in SharePoint verbessert sich deutlich.
Gerade Unternehmen mit vielen historisch gewachsenen Dokumentenbeständen verfügen oft über einen großen Informationsschatz, der bislang kaum genutzt werden kann. Durch die automatische Texterkennung werden diese Inhalte erstmals systematisch erschlossen.
Mehr Nutzen aus SharePoint und Microsoft 365
SharePoint entfaltet seinen größten Nutzen dann, wenn Informationen zuverlässig gefunden und weiterverarbeitet werden können. Der von uns empfohlene Dienst ergänzt die vorhandenen Funktionen um eine automatisierte OCR-Verarbeitung und fügt sich dabei in das Microsoft-365-Umfeld ein. Dazu gehören unter anderem SharePoint selbst sowie Integrationsmöglichkeiten mit weiteren Diensten wie Power Automate oder Copilot.
Damit entsteht die Grundlage für eine moderne Dokumentenverwaltung, bei der Informationen nicht nur gespeichert, sondern auch tatsächlich nutzbar gemacht werden.
Fazit
In vielen Unternehmen liegen wertvolle Informationen bereits in SharePoint vor. Sie sind jedoch oft in gescannten PDF-Dateien verborgen und damit für die Suche nur eingeschränkt nutzbar.
Wir helfen gerne, diese Hürde zu beseitigen. Durch die automatische OCR-Verarbeitung werden Dokumente durchsuchbar, Informationen leichter auffindbar und bestehende Datenbestände deutlich besser nutzbar. Wer den Wert seiner Dokumente erhöhen möchte, muss häufig keine neuen Informationen schaffen – sondern die vorhandenen endlich sichtbar machen.
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