Scannen vom Kopierer ohne lokalen Server in M365
In der digitalen Arbeitswelt sind effiziente und sichere Dokumentenmanagement-Lösungen entscheidend. Unternehmen können nun Dokumente direkt in die Cloud scannen, ohne lokale Serverdienste zu nutzen. Dies senkt die Betriebskosten und erhöht die Sicherheit. Durch die Integration mit Microsoft 365 werden Workflows optimiert und die Produktivität gesteigert. In diesem Beitrag stellen wir die Vorteile dieser Technologie und führende Print-Management-Lösungen vor.
Effiziente und sichere Dokumentenmanagement-Lösungen in der digitalen Arbeitswelt
In der heutigen digitalen Arbeitswelt sind effiziente und sichere Dokumentenmanagement-Lösungen unerlässlich. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, sensible Informationen zu schützen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Eine innovative Lösung bietet nun die Möglichkeit, Dokumente direkt in die Cloud zu scannen, ohne lokale Serverdienste zu nutzen. Dies reduziert nicht nur die Betriebskosten, sondern erhöht auch die Sicherheit im Büroalltag. Durch die Integration mit Microsoft 365 und Power Automate können automatisierte Workflows erstellt werden, die den Scan-Prozess optimieren und die Effizienz steigern. Diese neue Technologie verspricht, die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Dokumente verwalten, grundlegend zu verändern.
Sichere Dokumentenverarbeitung
Cloud-Ziele: Dokumente können direkt in verschiedene Cloud-Ziele wie OneDrive, SharePoint Online und Microsoft Teams gescannt werden. Dabei werden die gescannten Dateien verschlüsselt, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Gerätezugriffskontrolle: Die Authentifizierung am Gerät stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf die Scan-Funktionen zugreifen können. Dies schützt sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff.
Integration mit Microsoft Azure: Die Sicherheitsfunktionen von Microsoft Azure, einschließlich regionaler Rechenzentren und Datenhoheit, bieten eine sichere und zuverlässige Cloud-Umgebung.
Sicherer Kopierer im Büro: Ein im Büro stehender Kopierer, der nur über das Internet verbunden ist und keine zusätzliche VPN-Anbindung benötigt, kann dennoch sicher betrieben werden. Durch die Nutzung von verschlüsselten Verbindungen und Authentifizierungsmechanismen wird sichergestellt, dass die Daten während der Übertragung geschützt sind und nur autorisierte Benutzer Zugriff haben.
Keine lokalen Serverdienste: Da keine lokalen Serverdienste erforderlich sind, entfallen die damit verbundenen Kosten für Hardware, Wartung und IT-Support. Dies reduziert nicht nur die Betriebskosten, sondern minimiert auch potenzielle Sicherheitsrisiken, die mit der Verwaltung lokaler Server verbunden sind. Die Daten werden direkt in die Cloud übertragen und dort sicher gespeichert, was die Sicherheit und Effizienz im Betrieb erhöht.
Dokumentenaufbereitung
Automatische Dokumentenerkennung: Beim Scannen können mehrere Belege und Visitenkarten gleichzeitig erfasst und als ein einziges Dokument gespeichert werden. Dies spart Zeit und reduziert manuelle Eingriffe.
Metadaten-Erfassung: Benutzer können beim Scannen Metadaten eingeben, die die spätere Suche und Organisation der Dokumente erleichtern. Dies ist besonders nützlich für die Archivierung und das Dokumentenmanagement.
Workflows mit Power Automate
Automatisierte Workflows: Durch die Integration mit Power Automate können automatisierte Workflows erstellt werden, die den Scan-Prozess weiter optimieren. Beispielsweise können gescannte Dokumente automatisch in bestimmte Ordner verschoben oder zur weiteren Bearbeitung an bestimmte Personen weitergeleitet werden.
Benachrichtigungen und Genehmigungen: Power Automate ermöglicht es, Benachrichtigungen und Genehmigungsprozesse zu automatisieren. So können Benutzer sofort informiert werden, wenn ein neues Dokument gescannt wurde, und Genehmigungen können direkt in der Workflow-Kette eingeholt werden.
Fazit
Die Kombination von sicheren Scan-Funktionen und Microsoft 365 bietet eine leistungsstarke Lösung für das sichere Scannen und die effiziente Dokumentenverwaltung. Durch die Integration mit Power Automate können Unternehmen ihre Workflows weiter automatisieren und optimieren, was zu einer höheren Produktivität und Sicherheit führt. Die Nutzung von Cloud-Diensten ohne lokale Server reduziert Kosten und erhöht die Sicherheit im Betrieb.
Scanner geht auch - aber…
Hinweis: Natürlich kann man auch einen Dokumentenscanner verwenden, jedoch sind Stand-Alone-Scanner mit solchen Funktionalitäten oft teurer als gute multifunktionale Geräte. Diese können zusätzlich drucken und kopieren, wenn es nötig ist.
Marktüberblick über Print-Management-Lösungen
1. MyQ
MyQ bietet eine umfassende Print-Management-Lösung, die sowohl für Kyocera- als auch für andere Geräte geeignet ist. Die Software ermöglicht eine zentrale Verwaltung der Druckerflotte, Kostenkontrolle und erhöhte Sicherheit durch Authentifizierung und sichere Druckfreigabe. MyQ unterstützt personalisierte Workflows und mobile Druckoptionen, was die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit steigert. #MyQ
2. Ysoft
Ysoft SAFEQ ist eine cloudbasierte Print-Management-Lösung, die sowohl On-Premises- als auch Hybrid-Cloud-Optionen bietet. Die Lösung umfasst Funktionen wie Benutzerauthentifizierung, sichere Druckfreigabe und detaillierte Berichterstattung. Ysoft SAFEQ ermöglicht automatisierte Dokumentenerfassung und flexible Druckoptionen, was die IT-Belastung reduziert und die Produktivität erhöht. #Ysoft
3. MyMFP (GeniusMFP)
GeniusMFP, ehemals MyMFP, ist eine Lösung zur zentralen Verwaltung der Druckerinfrastruktur. Die Software bietet Funktionen wie Pull Printing, mobile Druckoptionen und benutzerspezifische Arbeitsoberflächen. GeniusMFP unterstützt verschiedene Authentifizierungsmethoden und ermöglicht eine kostenstellenbasierte Abrechnung. #GeniusMFP #MyMFP
4. Papercut
Papercut ist eine weit verbreitete Print-Management-Software, die eine einfache und sichere Verwaltung der Druckumgebung ermöglicht. Die Software bietet Funktionen wie sichere Druckfreigabe, Kostenkontrolle und Umweltfreundlichkeit durch Duplex-Druck und Nutzungsquoten. Papercut unterstützt eine Vielzahl von Plattformen und Druckermarken, was die Integration erleichtert. #Papercut
5. Printix
Printix ist eine cloudbasierte Print-Management-Lösung, die keine lokalen Server erfordert. Die Software bietet flexible und skalierbare Druckoptionen, automatische Druckertreiberinstallation und detaillierte Analysen. Printix integriert sich nahtlos mit Microsoft Azure AD und Google Workspace, was die Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit erhöht. #Printix
6. uniFLOW Online
uniFLOW Online ist eine cloudbasierte Lösung für sicheres Drucken, Scannen und Kostenmanagement. Die Software ermöglicht die Verwaltung der gesamten Druck- und Scan-Umgebung eines Unternehmens ohne lokale Server. uniFLOW Online bietet Funktionen wie sichere Druckfreigabe, mobile Druckoptionen und erweiterte Scan-Workflows. Die Lösung ist auf Microsoft Azure aufgebaut und bietet hohe Skalierbarkeit und Sicherheit. #uniFLOWOnline
Warum Unternehmen keinen Server für Printsoftware wollen
Viele Unternehmen, deren IT aus der Cloud kommt, bevorzugen es, keinen Server für Printsoftware zu nutzen. Dies hat mehrere Gründe:
Kostenersparnis: Durch den Verzicht auf lokale Server entfallen die Kosten für Hardware, Wartung und IT-Support.
Reduzierte Komplexität: Ohne lokale Server müssen Unternehmen sich nicht um die Verwaltung und Wartung von Druckservern kümmern, was die IT-Belastung reduziert.
Erhöhte Flexibilität: Cloud-basierte Lösungen bieten eine höhere Flexibilität und Skalierbarkeit, da sie je nach Bedarf angepasst werden können.
Sicherheit: Professionelle Cloud-Anbieter bieten fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, die oft besser sind als die, die ein Unternehmen selbst implementieren könnte.
Mehr dazu in unserem Webinar: