Ausscheiden von Mitarbeitern

Hintergrund

Scheidet ein Mitarbeiter aus, ergibt sich immer die Frage, wie man sinnvollerweise mit dem Postfach und dem persönlichen OneDrive des Mitarbeiters umgeht.

Wie auch beim Thema eMail in Abwesenheit eines Mitarbeiters greift DSGVO und Fernmeldegeheimnis. Wurde ein Verbot der Privatnutzung von Unternehmensdiensten umgesetzt, reduziert sich die Anzahl der rechtlichen Fallstricke deutlich.

Wie lösen?

Mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters muss in jedem Fall sofort das Postfach mit einer entsprechenden Abwesenheitsnotiz versehen werden. Es einfach weiterzubetreiben (hier hört i.d.R. sehr viele scheinbar stichhaltige Argumente, warum das notwendig sein soll) ist absolut nicht zulässig. Genaugenommen hat der Mitarbeiter ein Recht auf die unverzügliche Löschung der Adresse aufgrund DSGVO. In der Praxis hat es sich bewährt, eine entsprechende Abwesenheitsnotiz einzurichten und die Adresse spätestens 4 Wochen nach Ausscheiden vollständig zu löschen.

Im Idealfall - also, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen “im Guten” verlässt, bestätigt der Mitarbeiter, dass keine privaten Daten in Unternehmenssystemen (Mail, OneDrive usw.) vorhanden sind. Damit kann der Arbeitgeber das ehemalige Postfach und OneDrive problemlos dem Nachfolger zur Verfügung stellen, damit dieser ggf. offene Vorgänge abschließen kann.

Wichtig hierbei ist jedoch, dass das ursprüngliche Postfach eine neue (Dummy-)Mailadresse bekommt und man ein leeres Postfach mit der alten Adresse anlegt + die Abwesenheitsnotiz dorthin verfrachtet. Damit ist sichergestellt, dass keine neuen, potentiell privaten Mails mehr in das bereits übergebene Postfach wandern.