eMail in Abwesenheit eines Mitarbeiters

Disclaimer: Die hier gemachten Angaben wurden im September 2022 sorgfältig recherchiert, stellen aber keine Rechtsberatung dar. Bitte informieren Sie sich weiterführend bei entsprechenden Rechtsexperten.

Hintergrund

Eines der IT-Themen, die mir als Consultant frei nach “Und täglich grüßt das Murmeltier” auf den Tisch kommt, ist ein scheinbar sehr einfaches: war tun, wenn ein Mitarbeiter Urlaub hat oder krank ist? Wer kümmert sich um die Mails?

Leider ist dieses Thema keineswegs einfach - hier spielen nämlich sowohl die DSGVO und das Fernmeldegeheimnis eine Rolle. Wer glaubt, erstere sei eine heftige Nummer, sollte sich vor Augen führen, dass man dem Fernmeldegeheimnis so viel Bedeutung beimisst, dass es unter dem verfassungsrechtlichen Schutz von Artikel 10 des Grundsetzes steht. Damit hat man gleich zwei Regelungen, die man definitiv nicht außer Acht lassen will.

Wo liegt denn das Problem?

Es gibt in Unternehmen zwei verschiedene Zustände in Bezug auf die eMail-Nutzung: die private Nutzung ist ausdrücklich durch eine Betriebsvereinbarung verboten oder eben nicht.

Ist ein Mitarbeiter abwesend, gibt es in der Regel diese Wünsche: die Mails sollen zum vertretenden Kollegen weitergeleitet werden oder der vertretende Kollege soll Zugriff auf das Postfach des Abwesenden bekommen. In krassen Fällen geben die Mitarbeiter untereinander die Passwörter weiter, damit sie sich vertreten können (an dieser Stelle kommt dann noch mindestens grobe Fahrlässigkeit mit in den bunten Blumenstrauß der Rechtsverstöße).

Beides sind keine Optionen, die dem Datenschutz und dem Fernmeldegeheimnis gerecht werden. Bei Nicht-Verbot von Privat-Mails ist die Begründung sehr offensichtlich - ist ein solches Verbot vereinbart, ist ein Zugriff auf die ausschließlich betrieblichen Mails im Postfach grundsätzlich durch die Vertretung erlaubt. Aber: externe Dritte wissen unter Umständen (bzw. mit hoher Wahrscheinlichkeit) nichts von der Vereinbarung und schicken dennoch private Nachrichten - und dann greift wieder das Fernmeldegeheimnis.

Wie lösen?

Die ganze rechtliche Problematik kann einfach umgangen werden: der abwesende Mitarbeiter hinterlegt eine Abwesenheitsnotiz, die Absender über seine Abwesenheit informiert, klarstellt, dass eingehende Mails nicht weitergeleitet werden, und dass sie sich bitte mit einer erneuten Mail an die Vertretung werden mögen.

Fällt ein Mitarbeiter unvorhergesehen aus, kann ein Administrator die Abwesenheitsnotiz direkt in der Managementkonsole für ihn einrichten - natürlich ohne Einblick ins Postfach.

Damit besteht keine Notwendigkeit für Dritte, das persönliche Postfach des Mitarbeiters einzusehen. Der externe Absender kann für sich entscheiden, ob er den Vertreter mit der Sache betrauen will oder nicht und kann dies ohne nennenswerten Aufwand tun.

In Serviceorganisationen mit hohem Mailaufkommen ergibt sich hier häufig die Situation, dass man feststellt, dass die beschriebene Lösung nicht praktikabel ist. In solchen Fällen heißt die Lösung Rollenpostfach: wenn jemand eine Nachricht an das Postfach abrechnung@mustermann.de schlickt, kann er nicht erwarten, dass ein bestimmter Mitarbeiter die Mail sieht und kein anderer. Damit ist es ohne Probleme zulässig ein solches Postfach einer Gruppe von Personen zur Verfügung zu stellen, ohne mit dem Fernmeldegeheimnis oder der DSGVO in Konflikt zu geraten. Tip: auch wenn nur eine einzige Person z.B. die Buchhaltung macht, ist es sinnvoll aus genau diesem Grund ein Rollenpostfach zu erstellen und eben nur der einen Person zuzuweisen.

Lesen Sie hierzu auch: Verbot der Privatnutzung von Unternehmensdiensten